S
i vous êtes à la direction de votre école, vous avez peut-être remarqué que ce début d’année scolaire est particulièrement trépidant. Les actions, demandes, réunions, rapports, tableaux, circulaires se succèdent, s’empilent et se télescopent à un rythme effréné. Pour arriver à y faire face, et si plus généralement vous avez l’impression d’avoir une vie un peu trop remplie, je vous propose d’utiliser la « matrice » mis au point par un organisateur de génie : Dwight David Eisenhower.

Un papier, un stylo, 5 minutes de réflexion…
(Photo de Dwight D. Eisenhower : domaine public)
(Photo de Dwight D. Eisenhower : domaine public)
…Et la tension va redescendre. Promis !
Petit rappel : Dwight David Eisenhower fut un homme politique américain peu ordinaire.
Certes, il a été président des Etats-Unis, deux fois. Mais ces deux mandats venaient couronner une carrière exceptionnelle : général cinq étoiles, c’est lui, entre autres qui était le commandant en chef des forces alliées en Europe, pendant la deuxième guerre mondiale.
De telles fonctions demandent un sens de l’organisation exceptionnel. Imaginez, en temps de guerre, devoir coordonner les toutes ces forces armées déployées sur plusieurs continents simultanément !

Le jour le plus long (et le plus compliqué)

C’est encore lui qui a organisé le débarquement en Normandie, opération d’une complexité ahurissante, mettant en oeuvre 6939 navires en même temps, des milliers d’avions et plus de deux millions de soldats, ayant effectué le même jour (le fameux jour J) 11 085 missions différentes !
Et ceci, à une époque où l’informatique n’existait pas et où les moyens de communications étaient loin d’être aussi développés qu’aujourd’hui.
Eisenhower possédait un sens de l’organisation hors du commun, c’est le moins qu’on puisse dire.
Et il avait une arme secrète. Une arme d’une grande simplicité et d’une grande efficacité. D’ailleurs, « efficacité » rime rarement avec « complication »…
Cette arme, il l’a baptisée sa « matrice ».
Elle est utilisée aujourd’hui encore par les chefs d’entreprises les plus performants, ayant à prendre vite et bien des décisions importantes, et ayant à réaliser une grande quantité de tâches, à un rythme soutenu.
Elle peut être une aide précieuse aux directeurs d’écoles, aux responsables d’équipes, aux organisateurs d’événements. Comme elle peut être une aide précieuse à toute personne se sentant assaillie par une multitude de tâches à réaliser.
Elle ne va pas résoudre tous les problèmes d’un claquement de doigts, mais elle permet de prendre de la hauteur et d’établir facilement les priorités.
Elle permet également de définir aisément comment déléguer, quand et à qui.

La matrice d’Eisenhower

Pour dessiner la matrice d’Eisenhower, prenez une feuille de papier et tracez une grande croix en plein milieu, partageant sa surface en quatre zones.
Au-dessus de la zone qui se trouve en haut à gauche, écrivez « urgent».
Au-dessus de la zone qui se trouve en haut à droite, écrivez « pas urgent ».
Dans la marge de la zone qui se trouve en haut à gauche, écrivez « important ».
Dans la marge de la zone qui se trouve en bas à gauche, écrivez « pas important ».

Suivant le principe des tableaux à double entrée, vos quatre zones peuvent donc être baptisées ainsi :
« Important et urgent »
« Important et pas urgent »
« Pas important et urgent »
« pas important et pas urgent ».

Bienvenue dans la Matrice !
Bienvenue dans la Matrice !
Vous vous dites peut-être « mais voyons, tout ce qui est urgent est important ! »
Pas du tout.
D’ailleurs, comme le disait Eisenhower, « Ce qui est important est rarement urgent, et ce qui est urgent est rarement important ».
Pour vous convaincre, voici quatre exemples un peu caricaturaux de ce qui peut prendre place dans les quatre zones de la matrice :
  • Important et urgent : il vous reste un quart d’heure pour faire votre déclaration de revenus et vous n’avez pas encore commencé…
  • Important et pas urgent : vous devez réserver vos billets d’avion pour vos prochaines vacances, mais vous n’êtes pas à un jour près.
  • Pas important et urgent : vous devez absolument envoyer un mail à une amie pour lui rappeler que les soldes commencent demain.
  • Pas important et pas urgent : vous avez décidé de passer une heure sur Youtube pour sélectionner les dernières vidéos les plus drôles.
Vous ne pouvez pas TOUT faire en même temps, il y a  des choix à faire.
Cette matrice permet de faire un tri, facilement, et de se focaliser, vous l’avez compris, sur les tâches « importantes et urgentes » et « importantes et pas urgentes ». Parce qu’il ne s’agirait quand même pas de se retrouver sans billet d’avion lorsque les vacances commenceront…
Ce qui est « pas important et pas urgent » ? Vous éliminez, purement et simplement. Vous ne feriez que perdre votre temps, alors que vous en avez si peu à consacrer au principal.

Urgent mais pas important : déléguez !

Le quatrième quadrant est très intéressant : « urgent mais pas important » : c’est l’exemple-type de tâches à déléguer sans prendre de gros risques.
L’art et la manière de déléguer est une question qui revient souvent lorsque je rencontre des directeurs d’écoles, je vous en reparlerai bientôt. Bien entendu, ces lignes s’adresse à celles et ceux qui ont une secrétaire. Mais les collègues (ou dans la sphère du privé, les membres de la famille) peuvent aussi donner un coup de main en cas d’urgence.
Voici donc une suggestion qui va vous faire subitement baisser votre niveau de stress :
  • Prenez une feuille de papier. faites une liste de tout ce que vous avez à faire, sans porter de jugement de valeur, mais en essayant de ne rien omettre.
  • Prenez une deuxième feuille de papier, tracez-y la matrice d’Eisenhower et répartissez-y les éléments de la liste que vous venez de dresser.
Prenez le temps de « survoler ce paysage » et de mettre mentalement les stratégies en place. Déléguez immédiatement le contenu de la case « urgent et pas important », et concentrez-vous sur le contenu de la case « urgent et important ».

Organisez vos priorités avec la matrice d’Eisenhower


La matrice d’Eisenhower est un outil visuel qui permet de prioriser ses tâches en fonction de l’importance et l’urgence. Pour la petite histoire elle a été développée par le Président AméricainEisenhower lors de l’opération Overlord le 6 juin 1944 pour coordonner les actions des alliés. C’est à ce moment la que Eisenhower leur a présenté la matrice A B C D des tâches.
Pour vous convaincre de l’efficacité de cette méthode je vous partage une vidéo que j’ai réalisée sur ce sujet. Cette vidéo ci-dessous expose le principe et l’usage de la matrice avec une petite touche heuristique. En effet cette matrice jumelée avec la carte mentale en font des outils très performants pour organiser vos priorités. D’ailleurs voici quelques avantages,  la matrice alliée à la carte mentale permet :
  • D’avoir une vision globale de ses priorités.
  • D’obtenir un meilleur classement et priorisation des tâches.
  • De différencier l’urgent de l’important et donc de se concentrer sur les tâches prioritaires.
  • De pouvoir planifier des tâches et les attribuer à ses collaborateurs.
  • De filtrer les tâches et donc les mettre en évidence.
  • D’intégrer un indice de progression sur les tâches en cours ou terminées.
  • De visualiser  les tâches dans un diagramme de Gant
  • D’exporter la matrice et la partager avec son équipe.

La vidéo explicative de la matrice d’Eisenhower



A la fin de cet article vous trouverez un modèle de matrice que vous pourrez réutiliser. Pour exploiter le modèle il faudra utiliser le logiciel Xmind, il existe une version gratuite qui conviendra à vos besoinshttp://www.xmind.net/download/win/

Télécharger le modèle de la matrice

Ca y est, vous y voyez NETTEMENT plus clair, et votre stress est probablement descendu d’un cran…
Respirez… La situation s’est inversée, vous avez repris le contrôle. Mais vous déboucherez le champagne plus tard. Parce que maintenant, là, tout de suite, il va falloir se mettre au boulot !